Положение о персональных данных в ООО «ПаркМед»
1.1. Настоящее Положение устанавливает порядок получения, учета, обработки, накопления и хранения документов, содержащих сведения, отнесенные к персональным данным работников Общества с ограниченной ответственностью «Парк-Мед».
1.2. Цель настоящего Положения — защита персональных данных работников Общества от несанкционированного доступа и разглашения. Персональные данные всегда являются конфиденциальной, строго охраняемой информацией.
1.3. Основанием для разработки настоящего Положения являются: Конституция РФ, гл. 14 Трудового кодекса РФ, Федеральный закон от 27.07.2006 N 152-ФЗ «О персональных данных», другие действующие нормативно-правовые акты РФ.
1.4. Настоящее Положение и изменения к нему утверждаются Генеральным Директором общества и вводятся приказом по предприятию. Все работники Общества должны быть ознакомлены под расписку с данным Положением и изменениями к нему.
1.5. Должности, ответственные за сбор персональных данных, — ответственные за кадровый документооборот.
1.6. Должности, ответственные за обработку персональных данных, — ответственный кадровый документооборот, работники бухгалтерии.
2.1. Персональными данными является информация, относящаяся к конкретному работнику, а также сведения о фактах, событиях и обстоятельствах жизни работника, позволяющие идентифицировать его личность, и используемая работодателем, в частности, в целях выполнения требований:
— трудового законодательства при приеме на работу и заключении трудового договора, в процессе трудовых отношений, при предоставлении гарантий и компенсаций и др.;
— налогового законодательства в связи с исчислением и уплатой налога на доходы физических лиц, а также единого социального налога;
— пенсионного законодательства при формировании и представлении персонифицированных данных о каждом получателе доходов, учитываемых при начислении страховых взносов на обязательное пенсионное страхование и обеспечение;
— заполнения первичной статистической документации в соответствии с Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».
2.2. Персональные данные являются строго конфиденциальными, любые лица, получившие к ним доступ, обязаны хранить эти данные в тайне, за исключением данных, относящихся к следующим категориям:
— обезличенные персональные данные — данные, в отношении которых невозможно определить их принадлежность конкретному физическому лицу;
— общедоступные персональные данные.
2.3. Режим конфиденциальности персональных данных снимается в случаях обезличивания или по истечении соответствующего срока хранения.
3.1. Бумажные носители персональных данных:
— трудовая книжка;
— журналы учета трудовых книжек;
— журнал учета командировок;
— листки нетрудоспособности;
— материалы по учету рабочего времени;
— личная карточка Т-2;
-входящая и исходящая корреспонденция военкомата, страховой компании, службы судебных приставов;
— приказы по личному составу.
3.2. Электронные носители персональных данных — база данных по учету работников предприятия.
3.3. Персональные данные на бумажных носителях хранятся в сейфе.
3.4. При наборе специалистов документы, находящиеся в работе отдела кадров, могут находиться на рабочих столах или в специальных папках только в течение рабочего дня. По окончании рабочего дня данные документы должны убираться в запирающиеся шкафы.
3.5. Документы претендентов, которые не были приняты на работу, сшиваются по месяцам и по профилям специалистов и хранятся в запирающихся шкафах в течение 6 месяцев; далее документы подлежат уничтожению.
3.6. Персональные данные на электронных носителях защищены паролем доступа, доступ к специализированной программе осуществляется только через личный доступ — пароль, право на использование персональных данных имеют только работники, ответственные за обработку персональных данных.
4.1. Личное дело работника оформляется после издания приказа о приеме на работу.
4.2. Все документы, поступающие в личное дело, располагаются в хронологическом порядке.
4.3. Личное дело ведется на протяжении всей трудовой деятельности работника. Изменения, вносимые в личное дело, должны быть подтверждены соответствующими документами.
4.4. Перечень документов, содержащихся в личном деле работника при приеме на работу:
— анкета претендента, резюме, характеристики, рекомендации, предъявляемые работником при принятии решения о заключении трудового договора претендента, представляют собой перечень вопросов о персональных данных работника;
— копия паспорта;
— копия свидетельства о присвоении ИНН;
— копия страхового пенсионного свидетельства;
— копия военного билета (у военнообязанных);
— копия документов об образовании (в том числе и дополнительного образования, если работник представляет их при приеме на работу или это требуется при выполнении определенных трудовых функций);
— копия водительского удостоверения и документов на машину, если это требуется в связи с выполнением трудовой функции работника;
— личная карточка Т-2;
— трудовой договор;
— документы о прохождении обучения;
-документы о составе семьи работника, необходимые для предоставления ему гарантий, связанных с выполнением семейных обязанностей;
— иные документы персонального учета, относящиеся к персональным данным работника.
4.5. Перечень возможных документов, содержащихся в личном деле работника при дальнейшей работе в Обществе:
— дополнительные соглашения;
— документы о повышении квалификации (письменные аттестации, дипломы, свидетельства и т.д.);
— документы о состоянии здоровья детей и других близких родственников, когда с наличием таких документов связано предоставление работнику каких либо гарантий и компенсаций;
— документы, подтверждающие право на дополнительные гарантии и компенсации по определенным основаниям, предусмотренным законодательством;
— документы о беременности работницы и возрасте детей для предоставления матери (отцу, другим родственникам) установленных законом условий труда, гарантий и компенсаций;
— иные документы персонального учета, относящиеся к изменениям персональных данных работника.
5.1. Внутренний доступ (доступ внутри организации):
— руководство ООО «Парк-Мед»;
— ответственный за кадровый документооборот;
— руководители структурных подразделений по направлению деятельности (доступ к личным данным только работников своего подразделения);
— при переводе из одного структурного подразделения в другое доступ к персональным данным работника может иметь руководитель нового подразделения;
— работники бухгалтерии — к тем данным, которые необходимы для выполнения конкретных функций;
— сам работник, носитель данных.
Список лиц, имеющих доступ к персональным данным сотрудников, устанавливается приказом Генерального директора.
5.2. Внешний доступ. Массовые потребители персональных данных вне организации — государственные и негосударственные функциональные структуры:
— налоговые инспекции;
— правоохранительные органы;
— органы статистики;
— страховые агентства;
— военкоматы;
— органы социального страхования;
— пенсионные фонды;
— подразделения муниципальных органов управления.
5.3. Другие организации. Сведения о работающем работнике или уже уволенном могут быть предоставлены другой организации только с письменного запроса на бланке организации с приложением копии заявления работника.
5.4. Родственники и члены семей:
— персональные данные работника могут быть предоставлены родственникам или членам его семьи только с письменного разрешения самого работника.
6.1. Работник обязан представлять работодателю комплекс достоверных документированных персональных данных, перечень которых установлен данным Положением.
6.2. Своевременно, в разумный срок, не превышающий 5 рабочих дней, работник обязан лично либо через своего законного представителя сообщать работнику, ответственному за сбор информации (начальнику отдела кадров, либо лицу его замещающему), об изменении своих персональных данных и представить соответствующие документы.
6.3. Представление работником подложных документов или ложных сведений при поступлении на работу является основанием для расторжения трудового договора в соответствии с действующим трудовым законодательством.
6.4. Работник, ответственный за сбор информации, при получении персональных данных или получении измененных персональных данных работника должен:
— проверить достоверность сведений, сверяя данные, представленные работником, с имеющимися у работника документами;
— сделать копии представленных документов;
— подшить в личное дело работника;
— внести соответствующие изменения в кадровые документы;
— при необходимости подготовить и подписать соответствующие документы, в которых отразить соответствующие изменения;
— донести до сведения работников, ответственных за обработку персональных данных, об изменениях этих данных.
6.5. Если персональные данные работника возможно получить только у третьей стороны, то работник отдела кадров:
— уведомляет работника не позднее 5 рабочих дней до даты запроса о получении данных у третьей стороны, сообщив работнику о целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных, а также о характере подлежащих получению персональных данных и последствиях отказа работника дать письменное согласие на их получение;
— получает от работника письменное согласие;
— при получении согласия делает запрос и получает необходимые данные.
6.6. В случае выявления неправомерных действий с персональными данными работника:
— работник или его законный представитель либо уполномоченный органа по защите прав субъектов персональных данных обращается к Генеральному директору общества с заявлением;
— директор издает распоряжение о блокировании персональных данных, относящихся к соответствующему работнику, с момента такого обращения или получения такого запроса на период проверки, и назначает ответственного за проведение служебного расследования;
— если в ходе служебного расследования подтвердился факт использования недостоверных персональных данных, то работник, ответственный за получение персональных данных, обязан уточнить персональные данные, внести соответствующие изменения и поправки в документы и снять их блокирование;
— если в ходе служебного расследования выявлен факт неправомерных действий с персональными данными, то работник, ответственный за обработку данных и допустивший подобные действия, в срок, не превышающий трех рабочих дней с даты такого выявления, обязан устранить допущенные нарушения. В случае невозможности устранения допущенных нарушений данный работник в срок, не превышающий трех рабочих дней с даты такого выявления, обязан уничтожить персональные данные. Об устранении допущенных нарушений или об уничтожении персональных данных работник, ответственный за сбор персональных данных, обязан уведомить работника или его законного представителя, а в случае если обращение или запрос были направлены уполномоченным органом по защите прав субъектов персональных данных, — также указанный орган;
6.7. Получение персональных данных работника от третьих лиц. Согласие работника на предоставление таких данных третьими лицами.
Согласно п. 3 ст. 86 ТК РФ если персональные данные работника возможно получить только у третьей стороны, то работник должен быть уведомлен об этом заранее и от него должно быть получено письменное согласие. Отдел кадров должен сообщить работнику о целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных, а также о характере таких данных и последствиях отказа работника дать письменное согласие на их получение. При отказе работника от ознакомления с уведомлением о предполагаемом получении его персональных данных у иного лица составляется акт, который должен быть подписан лицами, предъявившими работнику соответствующее уведомление.
В уведомлении необходимо указать цели получения персональных данных работника у иного лица, предполагаемые источники информации (лица, у которых будут запрашиваться данные), способы получения данных, их характер, а также те последствия, которые наступят, если работник откажет работодателю в получении персональных данных у иного лица.
Целями получения персональных данных работника у третьего лица в соответствии с п. 1 ст. 86 ТК РФ являются исключительно соблюдение законов и иных нормативных правовых актов, содействие работникам в трудоустройстве, обучении и продвижении по службе, обеспечение их личной безопасности, контроля количества и качества выполняемой работы и сохранности имущества.
Запрашивать иную информацию, не имеющую отношения к вышеназванным целям, от третьих лиц работодатель не вправе даже с согласия работника.
7.1. При передаче персональных данных работника специалисты, ответственные за получение и обработку персональных данных, должны соблюдать следующие требования:
— не сообщать персональные данные работника третьей стороне без письменного согласия работника, за исключением случаев, когда это необходимо в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью работника, а также в случаях, установленных федеральным законом;
— не сообщать персональные данные работника в коммерческих целях без его письменного согласия;
— предупредить лиц, получающих персональные данные работника, о том, что эти данные могут быть использованы лишь в целях, для которых они сообщены, и требовать от этих лиц подтверждения того, что это правило соблюдено. Лица, получающие персональные данные работника, обязаны соблюдать конфиденциальность.
7.2. При несчастном случае с работником работодатель обязан проинформировать соответствующие органы и организации, а при тяжелом несчастном случае (или смерти) — также его родственников. В данной ситуации согласия работника на передачу его персональных данных не требуется (ст. 228 ТК РФ). Перечень оповещаемых органов и сроки направления извещений о несчастном случае установлены ст. 228.1 ТК РФ.
Работодатель также обязан предоставить персональные данные работников государственным инспекторам труда при осуществлении ими надзорно-контрольной деятельности (ст. 357 ТК РФ). В соответствии со ст. 9 Федерального закона от 01.04.1996 N 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» работодатель обязан представить указанные данные в Пенсионный фонд РФ в следующих случаях:
— при начальной регистрации застрахованных лиц для индивидуального (персонифицированного) учета в системе обязательного пенсионного страхования;
— при приеме на работу не имевших до этого страхового стажа и страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования граждан или при заключении с ними договоров гражданско-правового характера, на вознаграждения по которым в соответствии с законодательством РФ начисляются страховые взносы;
— при ликвидации, реорганизации юридического лица, прекращении физическим лицом деятельности в качестве индивидуального предпринимателя, снятии с регистрационного учета в качестве страхователя-работодателя адвоката, нотариуса, занимающегося частной практикой;
— при утрате работающим у него застрахованным лицом страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования;
— при изменении передаваемых сведений о работающих у него застрахованных лицах.
Согласно п. 2 ст. 11 указанного Закона страхователь представляет в Пенсионный фонд РФ один раз в год, но не позднее 1 марта о каждом работающем у него застрахованном лице сведения, в которых указывает:
1) страховой номер индивидуального лицевого счета;
2) фамилию, имя и отчество;
3) дату приема на работу (для застрахованного лица, принятого на работу в течение отчетного периода) или дату заключения договора гражданско-правового характера, на вознаграждение по которому в соответствии с законодательством РФ начисляются страховые взносы;
4) дату увольнения (для застрахованного лица, уволенного в течение отчетного периода) или дату прекращения договора гражданско-правового характера, на вознаграждение по которому в соответствии с законодательством РФ начисляются страховые взносы;
5) периоды деятельности, которые входят в стаж работ с особыми условиями труда, в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях;
6) сумму заработка (дохода), на который начислялись пенсионные взносы;
7) сумму начисленных пенсионных взносов;
8) другие сведения, необходимые для правильного начисления трудовой пенсии;
9) суммы страховых взносов, уплаченных за застрахованное лицо, которое является субъектом профессиональной пенсионной системы;
10) периоды трудовой деятельности, включаемые в профессиональный стаж застрахованного лица, которое является субъектом профессиональной пенсионной системы.
В соответствии со ст. 61 Основ законодательства об охране здоровья граждан от 22.07.1993 (утв. ВС РФ 22.07.1993 N 5487-1) передача работодателю сведений, составляющих врачебную тайну, допускается с согласия гражданина или его законного представителя. Исключением являются случаи, когда информация о состоянии здоровья работника передается работодателю при угрозе распространения инфекционных заболеваний, массовых отравлений и поражений или при наличии оснований, позволяющих полагать, что вред здоровью гражданина причинен в результате противоправных действий.
Федеральными законами могут быть предусмотрены иные случаи передачи персональных данных без согласия работника.
связанной с персональными данными работника
8.1. Лица, виновные в нарушении норм, регулирующих получение, обработку и защиту персональных данных работника, несут дисциплинарную, административную, гражданско-правовую или уголовную ответственность в соответствии с федеральными законами.
Версия для слабовидящих
Записаться на прием
Версия для слабовидящих
